Bab 1 Arsip dan Kearsipan

BAB I

ARSIP DAN KERASIPAN

A.      Pengertian Arsip

The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat menemukan kembali.  Di lihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa Yunani arche yang berarti permulaan, jabatan,fungsi, atau kuasa hukum. Kemudiian kata arche berubah menjadi ta arche yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archeum yang dalam bahasa Latin berarti balikota. Menurut istilah Ingris archives tempat atau dokumen.

Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian yang diselenggarakan di Jakarta 23 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut :

a.    Arsip adalah kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi,transaksi, tindak tanduk dokumen (dokumentaire handeling) yang disimpan sehingga pada saat dibutuhkan dapat dipersiapakan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

b.    Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik kedalam maupun keluar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Lembaga Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip sebagai kertas naskah, buku, foto, film mikrofilm, rekaman suara gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Menurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, bab 1 pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksudkan dengan arsip adalah :

a.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.    Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

               

B.     Organisasi Kearsipan dan Fungsi Arsip

Organisasi kearsipan terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah

1. Lembaga Kearsipan Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan      tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

2. Unit Kearsipan Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

3. Unit Pengolah : Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :

a.       Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor

b.      Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun.

c.       Arsip In-aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketetausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari kegiatan administrasi negara.Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor penciptaan arsip tersebut tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap :

a.       Penyimpanan berkas surat dinas

b.      Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas

c.       Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi

C.    Peranan Arsip

Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagi sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan oraganisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi .

D.    Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

a.       Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selam diperlukan.

b.      Menyiapak surat setiap saat diperlukan.

c.       Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

E.     Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip mencakup hal-hal berikut :

1. Arsip bernilai guna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip yang mencakup:

a.  Nilai guna administrasi;

adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.

b.  Nilai guna hukum;

adalah nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.

c.  Nilai guna fiskal/keuangan;

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.

Dengan kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana.Nilai guna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.

d.  Nilai guna ilmiah dan teknologi.

Nilaiguna ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.

2.  Nilai guna sekunder

Arsip yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan mencakup:

a.  Nilai guna Evidential

Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

b.  Nilai guna Informasional

Nilai guna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.

c.  Nilai guna Intrinsik

Nilai guna intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda  tangan, cap atau stempel yang melekat.

F.     Alat-alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip

a.       Folder (map)

Adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk mnempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen.Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar.

Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaikanya si ujung paling kanan agar mudah terlihat secra keseluruhan dalam susunan.

b.      Guide (petunjuk dan pemisah)

Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah anatar berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran panjang 33-35 cm, dan tinggi 23-24 cm.

Gide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol) di atasnya dengan ukuran sama seperti tab pada folder. Tab berguna untuk menemparkan atau mencantumkan judul dan kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

c.       Tickler File (berkas pengikat)

Alai ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu pinjam arsip.

d.      Filiing Cabinet

Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah dokumen bersama dengan guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari logam. Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing cabinet yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. Umumnya filing cabinet ini berlaci empat. Ditengah-tengah dasar laci terdapat saluran memanjang dari depan ke belakang. Di dalam saluran ini penahan guide dimasukkan . Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut dipergunakan untuk menyangkut gantungan folder.

e.       Rak Arsip

Rak untuk penyimpanan berkas atau dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tingggi ruangannya 35 cm, lebar 38-40 cm, dan panjangnya disesuaikan dengan keadaan ruangan yang tersedia.

Cara penataan berkas atau dokumen sama dengan filing cabinet, hanya pada rak arsip susunanya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk folder yang akan di tempatka di rak petunjuknya di pasang disisi samping. Sebaiknya folder-folder itu terlebih dahulu dimasukkan ke dalam kotak-kotak yang disusun secara berjajar ke samping. Hoading atau tanda dituliskan pada kotak yang menghadap ke muka sehingga mudah dibaca dengan jelas. Ukuran kotak karton: panjajng 37,5 cm, lebar 9 cm, dan tinggi 26,5 cm. Kotak-kotak ini terbuat dari karton tebal bertutup. Rak dan kotak-kotak arsip tersebut dipergunakan untuk menempatkan arsip-arsip yang telah berstatus tidak aktif pada penata arsip pusat kantor/organisasi.

f.       Kartu Kendali

Karu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom anatara lai :

a.       Kolom indeks

Adalah kolom yang harus diisi dengan masalah yang terkandung didalam surat yang di sesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan.

b.      Kolom kode kalsifikasi

Adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat.

c.       Kolom tanggal terima

Diisi dengan tanggal datangnya surat atau pengiriman surat

d.      Kolom hal .

Disikan dengan perihal yang tekandung dalam surat.

e.       Kolom isi ringkas

Diisikan tentang pokok surat secara ringkas, singkat dan jelas.

f.       Kolom lampiran

Diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya.

g.      Kolom dari/kepada

Adalah catatan tentang nama/alamat/penjabat/instansi pengirim dan nama/alamat/penjabat/instansi yang menerima surat.

h.      Kolom nama pengolah

Diisi dengan nama penjabatunit/satuan kerja yang harus menangani surat, serta parafnya.

i.        Kolom catatan

Diisi dengan keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang dan kartu kendali.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

g.      Kartu Pinjam Arsip

Lembar pinjam arsip adalah lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip ini antara lain :
Kartu ini rangkap tiga masing-masing untuk:

1.      Disertakan pada surat yang dipinjam.

2.      Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam.

3.      Pada berkas pengingat.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 masing-masing digunakan untuk :

a.       Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

b.      Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.

c.       Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap penjabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip. Untuk melihat ppt download disini