BAB II
Penyusutan, Pemindahan, dan Penghapusan Arsip
A.
Pengertian
Penyusutan
Penyusutan
Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip
inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke
ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Penyusutan arsip
meliputi tiga kegiatan :
(a) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
ke unit kearsipan
(b) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
(c) Penyerahan arsip
statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
B.
Tujuan
Penyusutan
Menurut Dipobharoto M.A. tujuan
penyusutan arsip adalah :
1. Agar
file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya
records yang kurang diperlukan.
2. Agar
file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta lancar dalam filing
dan findingnya.
3. Agar
tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru
yang deras datangnya karena file aktif hanya berisikan rekords yang selalu
diperlukan.
4. Menghemat
tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat
di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang
tempat kerja.
5. Agar
segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya : disimpan sebagai arsip, diawetkan
(dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan di musnahkan.
C.
Berbagai
Jenis dan Macam Cara Pemindahan Arsip
Ada
2 cara pemindahan warkat, yaitu :
a. Berkala
Pemindahan berkala adalah pada
selang waktu tertentu di lakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke
lemariarsip pasif ataupun ke ruang lain khusus untuk itu. Pada jenis ini,
pemindahan arsip di bedakan dalam 3 macam cara yaitu :
1. Pemindahan
satu kali
Pemindahan berkala satu kali adalah
dalam jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan
berakhir kemudian seluruh arsip di pindahkan dari lemari arsip aktif ke ruang
lain khusus untuk itu.
2. Pemindahan
dua kali
Pemindahan berkala dua kali adalah
dalam jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan
dalam pemindahan berkala satu kali berakhir, sebagiannya di pindahkan lagi
untuk waktu tertentu ke ruang lain khusus untuk itu, demikian seterusnya
pemindahan arsip dilakukan susul menyusul.
3. Pemindahan
maksimum dan minimum
Pemindahan berkala maksimum dan
minimum adalah dalam jangka waktu tertentu dilakukan pemindahan dari lemari
arsip aktif ke arsip pasif dengan memperhatikan arsip yang bertanggal antar
batas minimum dan maksimum waktu penyimpanannya. Misalanya dalam suatu instansi
telah ditentukan bahwa masa pemindahan dilakukan setiap 6 bulan sekali, dan
warkat harus disimpan dalam lemari arsip aktif miminum 12 bulan, maka batas
maksimum warkat disimpan dalam lemari arsip aktif adalah 18 bulan.
b. Berulang-ulang
Pemindahan warkat berulang-ulang adalah pada waktu
yang tidak tentu di lakukan pemindahan arsip dari lemari arsip aktif ke lemari
arsip pasif atau ke ruang khusus untuk itu.
D.
Pemusnahan
Arsip
Memusnahkan arsip adalah aktivitas
menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahandapat dilakukan dengan
jalan mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan bahan kimia. Untuk melakukan
pemusnahan arsip hendaknya dibuatkan berita acara yang di dalamnya di sebutkan
golongan warkat, jumlanya, dan penjabat yang langsung mengurusi arsip serta
dibawah tanggungjawab seorang kepala bagian dan penjabat setingkat lebih
tinggi.Di dalam melakukan kegiatan
pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk
mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya
atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip
(JRA).
b. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa
sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini
diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
c. Pembentukan
Panitia Pemusnahan
Jika arsip yang akan dimusnahkan
memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia
pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10
tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit
yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini
sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip,
unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang
terkait.
d. Penilaian,
Persetujuan dan Pengesahan
Setiap menyeleksi arsip yang akan
dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
Hasil penilaian tersebut menjadi
dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan
keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum
yang berlaku.
e. Pembuatan
Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip
merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu
setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah.
Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
Cara
Pemusnahan Arsip :
E.
Jadwal
Retensi Arsip
Jadwal
Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuia dengan
masing-masing jenis arsip di simpan pada file aktif, file in-aktif kemudian
dimusnahkan. Jadwal ini sebaiknya hanya mencantumkan jenis atau macam arsip
misalnya kuitansi, surat pesanan, surat keputusan, dana sebagainya. Dengan
demikian seleksi terhadap arsip yang sudah sampai masanya untuk di pindahkan
atau dimusnahkan lebih mudah dilaksanakan.
Arti
harafiah dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi arsip artinya
lama sesuatu arsip disimpan (ditahan) di file aktif atau file in-aktif sebelum
di pindahkan atau dimusnahkan. Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya
berdasrakan golongan arsip, yaitu vital,
penting, berguna, dan tidak berguna. Waktu retensi arsip baik di file aktif
maupun inaktif hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing. Sesudah
terdapat kesepakatan maka jadwal retensi arsip dikukuhkan dalam bentuk
peraturan atau surat keputusan. Dengan adanya jadwal retensi arsip petugas
dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.
Kalau
jadwal retensi arsip merupakan cara pertama pemindahan arsip, maka cara kedua
adalah pemindahaan massal menurut jangka waktu atau periode. Jangka waktu
tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, atau 5 tahun tergantung kepada
peraturan kantor. Crar ketiga adalah pemindahan Individual yaitu pemindahan
arsip yang dilakukan tanpa berdasarkan waktu , tetapi berdasakan selesainya
suatu kegiatan misalnya arsip perkara di pengadilan. Contoh :
Jadwal
Retensi
Golongan
Arsip
|
Arsip
|
Umur
Arsip
|
Abadi/Dimusnahkan
|
|
Aktif
|
Inaktif
|
|||
VITAL
|
1. Akte
Pendirian Perusahaan
2. Daftar
Saham
3. Akte
Tanah
4. Surat
Keputusan
5. Dan
Seterusnya
|
-
-
-
-
|
-
-
-
-
|
Abadi
Abadi
Abadi
Abadi
|
PENTING
|
1. Pertanggungjawaban
Keuangan
2. Cek
Berkas
3. Surat
Perjanjian
4. Dan
Seterusnya
|
5
thn
5
thn
Sesuai Keperluan
|
25
thn
25
thn
Sesuai Keperluan
|
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Dimusnahkan
|
BERGUNA
|
1.
Laporan Tahunan
2.
Neraca
3.
Dan Seterusnya
|
2
thn
2
thn
|
10
thn
10
thn
|
Dimusnahkan
Dimusnahkan
|
TDAK
BERGUNA
|
1.
Undangan
2.
Pengumuman
|
1
bln
1
bln
|
-
-
|
Dimusnahkan
Dimusnahkan
|
F.
Sistem
Pengelolaan Kearsipan
Dalam
perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir
dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu
didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan
penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih
berlaku di instansi-instansi diantaranya:
1.
Sistem sentralisasi merupakan kearsipan
dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor
terpisah.
a. Kelebihan
dari sistem senteralisasi
·
Totaliterisme penyelenggaraan pendidikan
·
Keseragaman manajemen, sejak dalam aspek
perencanaan, pengelolaan, evaluasi, hingga model pengembangan sekolah dan
pembelajaran.
·
Keseragaman pola pembudayaan masyarakat
·
Organisasi menjadi lebih ramping dan
efisien, karena seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan
keputusan lebih mudah.
·
Perencanaan dan pengembangan organisasi
lebih terintegrasi.
·
Peningkatan resource sharing (berbagi
sumber daya) dan sinergi, dimana sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien
karena dilakukan secara terpusat.
·
Pengurangan redundancies aset dan
fasilitas lain, dalam hal ini satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama
tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.
·
Perbaikan koordinasi; koordinasi menjadi
lebih mudah karena adanya unity of command.
·
Pemusatan expertise (Keahlian); keahlian
dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan
dapat memberi wewenang.
·
Kebijakan umum organisasi lebih mudah
diimplementasikan terhadap keseluruhan.
·
Menghasilkan strategi yang konsisten
dalam organisasi.
·
Mencegah sub-sub unit menjadi
independen.
·
Memudahkan koordinasi dan kendali
manajerial.
·
Meningkatkan penghematan ekonomi dan
mengurangi biaya berlebih.
·
Mampu meningkatkan spesialisasi.
·
Mempercepat pembuatan keputusan.
b. Kelemahan
dari sistem senteralisasi
·
Kebijakan dan keputusan pemerintah
daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat sehingga
waktu untuk memutuskan suatu hal menjadi lebih lama
·
Kualitas manusia yang robotic, tanpa
inisiatif dan kreatifitas..
·
Kemungkinan penurunan kecepatan
pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan
pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang
sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.
·
Demotivasi dan disinsentif bagi
pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi
dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.
·
Penurunan kecepatan untuk merespon
perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok
orang saja.
·
Peningkatan kompleksitas pengelolaan.
Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level
unit organisasi yang di bawah.
2.
Sistem desentralisasi adalah sistem
kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja,
karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
a. Kelebihan
sistem desentralisasi
·
Dapat melahirkan sosok manusia yang
memiliki kebebasan berpikir,
·
Mampu memecahkan masalah secara mandiri,
bekerja dan hidup dalam kelompok kreatif penuh inisiatif dan impati,
·
Memiliki keterampilan interpersonal yang
memadai
·
Mendorong terjadinya partisipasi dari
bawah secara lebih luas.
·
Mengakomodasi terwujudnya prinsip
demokrasi.
·
Mengurangi biaya akibat alur birokrasi
yang panjang sehingga dapat meningkatkan efisiensi.
·
Memberi peluang untuk memanfaatkan
potensi daerah secara optimal.
·
Mengakomodasi kepentingan poloitik.
·
Mendorong peningkatan kualitas produk
yang lebih kompetitif.
b. Kelemahan
sistem desentralisasi
·
Wewenang itu hanya menguntungkan pihak
tertentu atau golongan serta dipergunakan untuk mengeruk keuntungan para oknum
atau pribadi.
·
Sulit dikontrol oleh pemerinah pusat.
·
Masa transisi dari sistem sentralisasi
ke desintralisasi ke memungkinkan terjadinya perubahan secara gradual dan tidak
memadai serta jadwal pelaksanaan yang tergesa-gesa.
·
Kurang jelasnya pembatasan rinci
kewenangan antara pemerintah pusat, propinsi dan daerah.
·
Kemampuan keuangan daerah yang terbatas.
·
Sumber daya manusia yang belum memadai.
·
Kapasitas manajemen daerah yang belum
memadai.
·
Restrukturisasi kelembagaan daerah yang
belum matang.
·
Pemerintah pusat secara psikologis kurang
siap untuk kehilangan otoritasnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi
sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi
pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan
berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan sistem perusahaan.
Silahkan download :
1 komentar:
terima jasa pemusnahan arsip/dokumen. bisa di dokumentasi (foto/video dan berita acara).
minat hub :
0813 1085 1829
syafeii
Posting Komentar