BAB I
ARSIP DAN
KERASIPAN
A.
Pengertian
Arsip
The Liang Gie
dalam Kamus Administrasi Perkantoran mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat menemukan kembali.
Di lihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa Yunani arche yang berarti permulaan,
jabatan,fungsi, atau kuasa hukum. Kemudiian kata arche berubah menjadi ta
arche yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archeum yang
dalam bahasa Latin berarti balikota. Menurut istilah Ingris archives tempat atau dokumen.
Seminar
Dokumentasi/Arsip Kementrian-kementrian yang diselenggarakan di Jakarta 23
Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut :
a. Arsip
adalah kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi,transaksi,
tindak tanduk dokumen (dokumentaire handeling)
yang disimpan sehingga pada saat dibutuhkan dapat dipersiapakan untuk
melaksanakan tindakan selanjutnya.
b. Arsip
adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan, serta
pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan
maupun soal umum, baik kedalam maupun keluar dengan suatu sistem tertentu yang
dapat dipertanggungjawabkan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip
sebagai kertas naskah, buku, foto, film mikrofilm, rekaman suara gambar peta,
gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaanya, dan yang dihasilkan
atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan
organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau
karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Menurut Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, bab 1 pasal 1 menegaskan bahwa yang
dimaksudkan dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam
bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah
yang di buat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.
B.
Organisasi
Kearsipan dan Fungsi Arsip
Organisasi kearsipan
terdiri atas lembaga kearsipan, unit kearsipan dan unit pengolah
1. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas,
dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
statis dan pembinaan kearsipan.
2. Unit Kearsipan Unit
kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Pencipta arsip adalah pihak
yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
3. Unit Pengolah : Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta
arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
Menurut
fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan
kegiatan pada umumya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Berdasarkan nilai yang senantiasa
berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip
dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
a. Arsip
Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan
pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor
b. Arsip
semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun.
c. Arsip
In-aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, atau
frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi
saja.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, kegiatan maupun untuk penyelenggaraan
pelayanan ketetausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari kegiatan administrasi negara.Arsip
ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor penciptaan arsip tersebut
tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan
baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap :
a. Penyimpanan
berkas surat dinas
b. Pemeliharaan
dan pengendalian berkas surat dinas
c.
Penyusutan
dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi
C.
Peranan
Arsip
Oleh
karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber
dokumentasi. Sebagi
sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa
mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan
oleh pimpinan oraganisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat
mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi .
D.
Tujuan
Arsip
Tujuan kearsipan
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
a. Menyampaikan
surat dengan aman dan mudah selam diperlukan.
b. Menyiapak
surat setiap saat diperlukan.
c. Mengumpulkan
bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan
sebagai pelengkap.
E.
Nilai
Guna Arsip
Nilai guna arsip mencakup hal-hal
berikut :
1. Arsip bernilai guna primer adalah arsip yang
didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan
pencipta arsip yang mencakup:
a.
Nilai guna administrasi;
adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat
dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi
pencipta.
b. Nilai guna hukum;
adalah nilaiguna hukum berkaitan
dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak
secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.
c. Nilai guna fiskal/keuangan;
Nilai guna
fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang
diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.
Dengan kata lain
nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis
ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran
direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban
keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan
sebagaimana.Nilai guna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai
dipertanggungjawabkan.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi.
Nilaiguna ilmiah dan teknologi
adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder
Arsip yang bernilaiguna sekunder
adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas
mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan
umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan mencakup:
a. Nilai
guna
Evidential
Nilai guna keberadaan (evidential)
terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau
lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.
b. Nilai
guna
Informasional
Nilai guna
informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait
dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.
c. Nilai
guna
Intrinsik
Nilai guna
intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen
karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian
kata-kata, seputar penciptanya, tanda
tangan, cap atau stempel yang melekat.
F.
Alat-alat
Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip
a. Folder
(map)
Adalah semacam map tetapi tidak
mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol
pada sisi atas untuk mnempatkan judul
file
yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga
dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen.Pada umumnya folder dibuat dari
kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9
cm panjang dan 2 cm lebar.
Folder diisi dengan naskah-naskah
arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah.
Itulah sebabnya maka tabnya sebaikanya si ujung paling kanan agar mudah
terlihat secra keseluruhan dalam susunan.
b. Guide
(petunjuk dan pemisah)
Guide merupakan petunjuk
tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah anatar
berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran panjang
33-35 cm, dan tinggi 23-24 cm.
Gide juga mempunyai tab (bagian
yang menonjol) di atasnya dengan ukuran sama seperti tab pada folder. Tab
berguna untuk menemparkan atau mencantumkan judul dan kode klasifikasi dan
disusun secara vertikal (berdiri).
c. Tickler
File (berkas pengikat)
Alai ini semacam kotak yang
dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
d. Filiing
Cabinet
Filing cabinet dipergunakan untuk
menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskah dokumen bersama dengan
guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari logam.
Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing cabinet yang terbuat dari
logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. Umumnya filing
cabinet ini berlaci empat. Ditengah-tengah dasar laci terdapat saluran
memanjang dari depan ke belakang. Di dalam saluran ini penahan guide dimasukkan
. Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.
Gawang tersebut dipergunakan untuk menyangkut gantungan folder.
e. Rak
Arsip
Rak untuk penyimpanan berkas atau
dokumen tidak berbeda
dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tingggi
ruangannya 35 cm, lebar 38-40 cm, dan panjangnya disesuaikan dengan keadaan
ruangan yang tersedia.
Cara penataan berkas atau dokumen
sama dengan filing cabinet, hanya pada rak arsip susunanya vertikal ke samping
dari kiri ke kanan. Petunjuk folder yang akan di tempatka di rak petunjuknya di
pasang disisi samping. Sebaiknya folder-folder itu terlebih dahulu dimasukkan
ke dalam kotak-kotak yang disusun secara berjajar ke samping. Hoading atau
tanda dituliskan pada kotak yang menghadap ke muka sehingga mudah dibaca dengan
jelas. Ukuran kotak karton: panjajng 37,5 cm, lebar 9 cm, dan tinggi 26,5 cm.
Kotak-kotak ini terbuat dari karton tebal bertutup. Rak dan kotak-kotak arsip
tersebut dipergunakan untuk menempatkan arsip-arsip yang telah berstatus tidak
aktif pada penata arsip pusat kantor/organisasi.
f. Kartu
Kendali
Karu kendali dapat dibuat dari
kertas tipis dengan ukuran 10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom
anatara lai :
a. Kolom
indeks
Adalah kolom yang harus diisi
dengan masalah yang terkandung didalam surat yang di sesuaikan dengan pola
klasifikasi yang dipergunakan.
b. Kolom
kode kalsifikasi
Adalah kolom yang diisi dengan
tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat.
c. Kolom
tanggal terima
Diisi dengan tanggal datangnya
surat atau pengiriman surat
d. Kolom
hal .
Disikan dengan perihal yang
tekandung dalam surat.
e. Kolom
isi ringkas
Diisikan tentang pokok surat secara
ringkas, singkat dan jelas.
f. Kolom
lampiran
Diisikan dengan keterangan tentang
lampiran surat dan macamnya.
g. Kolom
dari/kepada
Adalah catatan tentang
nama/alamat/penjabat/instansi pengirim dan nama/alamat/penjabat/instansi yang
menerima surat.
h. Kolom
nama pengolah
Diisi dengan nama
penjabatunit/satuan kerja yang harus menangani surat, serta parafnya.
i.
Kolom catatan
Diisi dengan keterangan yang
diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang dan kartu kendali.
Fungsi kartu kendali adalah
sebagai berikut.
- Alat
pengendali surat masuk dan keluar
- Alat
pelacak surat
- Arsip
pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai
pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
g. Kartu
Pinjam Arsip
Lembar pinjam arsip adalah
lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip. Adapun
kegunaan dari lembar pinjam arsip ini antara lain :
Kartu ini rangkap tiga masing-masing untuk:
Kartu ini rangkap tiga masing-masing untuk:
1. Disertakan
pada surat yang dipinjam.
2. Ditinggal
pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam.
3. Pada
berkas pengingat.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap
3 masing-masing digunakan untuk :
a. Lembar
ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam sebagai
tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
b. Lembar
ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar
ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
Kartu
ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap penjabat yang memerlukan arsip
harus diberi kartu pinjam arsip. Untuk melihat ppt download disini